пятница, 19 августа 2016 г.

Легкий серфинг на волнах информационного цунами


Поговорим о том, как ничего не забывать, все успевать и иметь возможность поспать.

Хотел поделиться своим подходом, а вернее кратким перечнем основных моментов процесса обработки, систематизации, отслеживания, развития информации и набором бесплатных приложений \ инструментов, которыми я пользуюсь для этого. Уверен, кого-то это толкнет привнести свои дела и творчество в организованный порядок. И вообще, приведение чего-то в порядок - это вечная борьба добра с хаусом и энтропией.




На самом деле, такой подход позволяет получать больше удовольствия от работы, дел и творчества. Жизнь становиться яснее, цели достижимее, планы выполнимыми, производительность выше. Время и энергия - исчерпаемый для нас ресурс, им надо пользоваться экономно и эффективно.



Помню времена, когда можно было быть в курсе всех последних событий тяжелой музыки. И помню, как постепенно количество новых групп и информации о них стало значительно больше, чем уже можно было осознанно переварить. И так стало почти во всех сферах моих интересов. Век информационного цунами и белого шума.

Важная часть моей работы - обрабатывать и анализировать всю входящую информацию, делать выводы и ничего, никогда не забывать. При этом, у меня еще и самого есть всякие мини проекты, учеба, личный блог, планы, книга, книги читать и прочее...

Всю информацию я делю на два глобальных типа: 

  1. то, что требует дальнейшего прямого действия
  2. то, над чем нужно еще поработать, прежде чем действовать.

Workflow


  • На протяжении недели все свои мысли, задачи, идеи, референсы, какие-то заметки, ссылки и вообще все я заношу в Google Keep или обычный блокнот\тетрадку\Google документы. Это у меня первый этап, тут минимум структуризации, главное быстро все записать, чтобы ничего не забыть. Не записанного - не существует.
  • Все задачи\действия на протяжении недели я заношу в приложение wunderlist (Есть приложения для всех платформ, и все бесплатно). Там у меня несколько списков, которые отражаю место, в котором нужно это действие сделать, например офис или дом. Стараюсь всегда ставить duedate. Это уже организованный календарь задач.
  • На работе я раньше использовал MS Outlook (Если кто-то использует, рекомендую книгу Глеба Архангельского - Формула времени), но на MacBook он говно. И я, как и дома, использую веб версию почты. У меня нет фильтров на людей или что-то такое, есть только фильтры отсекающие постоянные уведомления из рабочих трекеров (JIRA) и корп. оповещений. Умение пользоваться электронной почтой - скилл, который нарабатывают годами. Почта - это такс менеджер для действий. Но это отдельная, целая вселенная.
  • После важных разговор и встреч, всегда составляю краткое резюме\MFU.
  • Дома одно время использовал Google Inbox, но вернулся к простому GMail. Здесь точно такие же принципы, как и на рабочей почте. Хотя, говорят, что Inbox стал еще удобнее, планирую посмотреть его снова. Письма, по которым я принял информацию или сделал необходимые дейтсвия, я отправляю "в архив". И в папке "входящие" у меня всегда все оставшиеся письма - это мой список задач или инофрмации, которую мне надо держать на контроле. За много лет я пришел в итоге к тому, что отказался от кучи фильтраций и схем, а разбираю почту в ручную. Если какая-то подписка или или уведомления мне не помогают, отвлекают, я отписыаюсь или ставлю спам фильтр.
  • В конце недели, почти всегда это пятница, я сажусь и актуализирую список задач. Закрываю выполненные, ставлю\обновляю актуальные сроки, переношу из Google Keep все задачи либо в wunderlisl, либо в Evernote, Google Docs, Google Calendar. Если какие-то запланированные задачи не были выполненные, разбираюсь почему, перепланирую. Идет глобальная синхронизация календаря и реального мира. Если этого не делать, постепенно они станут предельно далеки друг от друга.
  • Разбирая Google Keep, придерживаюсь того же принципа. Принял\сделал\перенес - отправил запись в архив.
  • Все планы "что почитать, что посмотреть" я раскладываю в Evernote, когда бываеют свободные минутки в транспорте или дома. Но сейчас Evernote изменил свою подписку и я ищу другой инструмент.
  • В понедельник с утра начинаю день с планирования недели. Что, когда, кому и прочее. Честно говоря, чтобы понедельник начинался "без горячки", надо ударно провести пятницу.
  • Все интересные статьи из Интернет я сохраняю почитать на потом с помощью Pocket. И читаю их на мобильном телефоне только тогда, когда действительно готов уделить этому время и вникнуть.


Все эта система менялась и развивалась у меня несколько лет, но работать она начала только тогда, когда я 100% стал соблюдать несколько правил. Очень многое я всегда брал от своих коллег на всех местах работы, за это им всем огромное спасибо. 

Одну важну вещь мне с казал мой товарищ Паша Ч., - "Система работает только тогда, когда работаешь ты, сама по себе она не решит ваши проблемы". Я добавил это правло в общий спсиок ниже.

  • Если что-то не записано, этого не существует. На практике это означает, что если ты что-то не запишешь, то вряд ли это сделаешь.
  • Если у задачи не поставлен срок, она не будет сделана никогда.
  • Система работает только тогда, когда работаешь ты. Сама по себе система лишь инструмент, за тебя она ничего не решит.
  • Важно чтобы список ваших задач был постоянно актуальным.
  • Не получиться ввести систему только для рабочих задач и проектов или только для личных. Нужно начинать для обоих типов сразу.
  • Важно уметь расставлять приоритеты для задач. Сделать сразу все не получиться, надо уметь определять главное и отрезать лишнее.
  • Начав делать что-то, нужно максимально на этом сфокусироваться.
  • Большие задачи эффективно разбить на несколько маленьких подзадач. Так проще в итоге реализовать всю большую задачу.
  • Нужно всегда понимать next step для задачи. Если он не виден, то что-то не так с задачей.
  • Если что-то можно сделать аз 5 минут, сделай это сразу.